Läuft dein Arbeitsalltag auch über wie ein volles Wasserglas, in das immer mehr eingegossen wird?
Mit wem ich auch spreche, quer durch alle Branchen berichten mir Menschen von ihrer Überlastung im Beruf. Immer mehr Aufgaben, Anforderungen, Tools, digitale Plattformen, Gesetze, Produkte und Prozesse kommen im Arbeitsalltag hinzu.
Das Zu-viel-von-allem wird auch nicht weniger durch mehr Zeitmanagement oder mehr Selbstoptimierung. Immer mehr – auch von guten, sinnvollen Tools, ist zu viel.
Arbeit ist kein Wert an sich. Nur weil wir etwas tun und dafür bezahlt werden, ist die Tätigkeit nicht automatisch wertvoll oder notwendig.
Veraltete Prozesse und überflüssige Handlungen führen zu Belastung, Mehrkosten, Frust und Fluktuation. Um das zu ändern, räumen wir jetzt auf und schmeißen wertlose Aufgaben raus.
Tat-Zeit-Wirkung – eine Übung
Nimm einen Zettel oder dein Tablet. Schreib alle Tätigkeiten auf, die zu deiner Arbeit gehören. Führe eine Aufgaben-Inventur durch über alles, was du machst. Dann schätzt du, wie viel Zeit du pro Tätigkeit pro Woche verbrauchst. Zeichne für jede Tätigkeit einen Kreis, der im Größenverhältnis zu der verwendeten Zeit steht.
Überleg dir für jede Tätigkeit, welches Ergebnis du mit ihr erzielst. Ist die Aufgabe in deinem Job wertvoll und zielführend? Wird damit der Zweck deiner Arbeit erfüllt? Trägt die Tätigkeit viel oder wenig bei zum Wert und Erfolg der Firma. Zum Wert und zur Wirkung zeichnest du in jeden Tätigkeiten-Kreis einen zweiten Kreis. Nimm einen zweiten Stift mit einer anderen Farbe. Braucht die Tätigkeit viel Zeit und erzielt wenig Wert wie geringe Kundenzufriedenheit oder wenig Umsatz? Dann zeichnest du einen kleinen Wirkungs-Kreis in den großen Zeit-Kreis. Kommen über deine Tätigkeit viele zufriedene Gäste und zahlende Kunden, malst du den Wirkungs-Kreis so groß wie den Zeit-Kreis. Es geht dabei nicht um exakte Werte, sondern einen intuitiven Überblick.
Die Tätigkeit, die am meisten Zeit verbraucht und die geringste Wirkung erzielt, löschst du. So gewinnst du sofort Zeit für sinnvolle Tätigkeiten.
Unnötige Tätigkeiten aussortieren
Wir können Zeit nur einmal nutzen. Zeit können wir nicht züchten und multiplizieren. Diese Übung hilft dabei, unnötige Tätigkeiten auszusortieren. Die Tat-Zeit-Wirkungs-Kreise auf einem Blatt Papier zeigen sofort das Löschpotenzial. Dabei ist die verwendete Zeit häufig nicht die Überraschung. Die Wirkung der Arbeit im Verhältnis zum Zeiteinsatz bringt das Aha-Erlebnis. Das sind häufig Tätigkeiten, die uns frustrieren, weil wir wissen, wie wenig sie bringen.
Wenn dir der erste Anlauf mit Zeit-Kreisen zu intuitiv und ungenau war, stoppe einen Tag oder eine Woche lang die Zeit bei allen Tätigkeiten. So kannst du vergleichen, wie gut deine Schätzung war. Im Anschluss daran machst du einen neuen Vergleich mit Zeit- und Wirkungskreisen.
Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte
Diese Übung funktioniert auch hervorragend im Team zum Austausch über ergebnisreiche und wirkungslose Arbeit. Alle Menschen und Firmen profitieren davon, wenn weniger Bullshit gearbeitet wird. Jeder Mensch, jede Firma und jede Kommune kann wirkungslose Arbeit streichen.
Wer das nicht allein entscheiden kann, hat mit der Übersicht eine Grundlage, um mit Vorgesetzten über das Löschpotenzial zu sprechen. Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte. Die meisten Vorgesetzten werden auch die Tätigkeit löschen, die den geringsten Beitrag zur Wertschöpfung leistet.
Bullshit-Anteile
Kein Beruf ist nur gut oder nur schlecht. Schädlich und belastend sind die Bullshit-Anteile in Jobs. Dazu gehören unstrukturierte Meetings, regelmäßig verzögerte Materiallieferungen, genervtes Augenrollen zu Ideen, komplizierte Reiseanträge, aufwendige Leistungserfassungen, unbezahlte Überstunden, ein schlecht gewarteter Fuhrpark, vergiftete Atmosphäre am Arbeitsplatz. Das alles verspielt Leistungsfähigkeit.
Wer zu viel Bullshit erlebt, wird wütend oder gleichgültig und stumpft ab. Das führt zu sinkendem Engagement und Achselzucken. „Lass die doch machen, auf mich hört sowieso keiner.“ Auch gut bezahlte Jobs können Bullshit-Jobs sein. Arbeiten im goldenen Käfig ist ein häufig verwendetes Bild, wenn man den Job nur noch macht, weil er gut bezahlt wird.
Wirkungslose Arbeit abzuschaffen, vermindert Bullshit und ist eine Führungsaufgabe.
Effizienz reicht nicht
Gesunde Produktivität bedeutet nicht, alles besonders effizient zu machen, denn zu viel überfordert auch, wenn es effizient erledigt wird. Effizienz ist nützlich, doch zu viele Tätigkeiten effizient durchzuführen, ist auch zu viel. Effizientes Ausfüllen der Dokumentation ist hilfreich, doch der Hebel zu gesunder Arbeit liegt in der Halbierung der Dokumentationspflicht.
Eine Person kann effizient arbeiten, trotzdem kann die Aufgabe wertlos sein. Lerne smartes Prüfen und Leeren, um Müllausbreitung einzudämmen. Einst wirkungsvolle Tätigkeiten werden abgeschafft, wenn der Zeit-Einsatz zu hoch und die Wirkung zu niedrig werden. Mülleimer auf!
Die Tat-Zeit-Wirkungs-Übung und die Grafiken stammen aus meinem Buch „Smart arbeiten mit der Delete-Strategie„. Im Buch findest du 40 Übungen und 244 Beispiele aus Unternehmen was sie ausgemistet haben, um Fokus, Platz und Freiraum für wertvolle Tätigkeiten zu gewinnen.
